Como controlar e melhorar a gestão de um condomínio. Conselhos práticos e recomendações para pagar menos encargos.
A gestão de um condomínio é uma tarefa pesada, delicada e muitas vezes complexa. Os condomínios têm assim todo o interesse em colaborar activamente com o administrador profissional ou o administrador voluntário, para melhorar a qualidade dessa gestão. Sem pretender ser exaustivo, aqui estão os principais pontos a seguir de perto, como destacado pela Associação dos Gestores de Condomínio.
Como administrar as taxas de condomínio?
Empresas e prestadores de serviços
As empresas responsáveis pela execução de trabalhos ou manutenção devem apresentar orçamentos e faturas detalhados e precisos. Esta é a única forma de poder comparar preços para um eventual concurso e verificar a realidade dos serviços.
A assembleia de condôminos deve definir um valor além do qual o síndico deve consultar o conselho sindical antes de incorrer em despesas correntes ou de manutenção.
Seguro
Os planos de seguro geralmente estão sujeitos a aumentos repentinos. Um bom gestor não deve hesitar em negociar com seu corretor ou sua seguradora, que têm certa margem de manobra para limitar esses aumentos, ou mesmo reduzir o valor de determinados prêmios. Aqui, novamente, uma revisão e um convite à concorrência são necessários regularmente.
Como gerenciar pagamentos pendentes?
Protocolo e linha do tempo
A assembleia de condôminos pode estabelecer um protocolo de cobrança de encargos de cotitularidade que defina os prazos de pagamento, as opções de pagamento e as sanções aplicáveis. Esta é uma precaução útil para evitar qualquer frouxidão a este respeito. Desde, é claro, que o administrador aplique as regras… Mais uma vez, um bom gerente garantirá que as disposições sejam implementadas estritamente, de acordo com as decisões da assembleia.
A aplicação destas regras não impede uma certa flexibilidade. Mesmo que o síndico não conheça pessoalmente todos os condôminos, ele pode consultar o conselho sindical sobre a identidade dos devedores. Esta consulta permitirá implementar procedimentos adaptados ao caso de cada um: um calendário para o comproprietário em caso de dificuldades reais, um aviso formal mais vigoroso, que pode até mesmo ser feito através de um sistema online, para o condômino sem escrúpulos.
Procedimento de recuperação
A cobrança de dívidas não pagas acaba sendo cara para a comunidade de coproprietários. Sendo os custos recuperados destinados ao condomínio, alguns síndicos esquecem-se por vezes de contabilizar os juros de mora desde a primeira intimação por carta registada. Também não se deve esquecer que são da responsabilidade do devedor estes custos de intimação, bem como quaisquer sanções previstas no regulamento de cotitularidade.
Como gerenciar a equipe?
Voluntário ou profissional, o síndico também deve ser um bom gestor de pessoal na presença de um zelador ou funcionários da construção. Cabe a ele verificar se o contrato de trabalho é devidamente aplicado no interesse da compropriedade.
Cabe também a ele verificar se o trabalho realizado corresponde ao estado atual do edifício, pois as tarefas podem mudar ao longo do tempo. Exemplo: não é incomum que o contrato de trabalho de um zelador preveja a distribuição de correspondência aos ocupantes, mesmo que o prédio tenha caixas de correio. Uma modificação é então necessária para melhor ocupar o tempo desse funcionário.
Cabe a transmissão de comunicados, para esses funcionários e para os moradores, que pode ser feita a partir de sistemas sin.
Como gerenciar as obras?
Livro de serviço
Responsabilizando-se pela gestão da obra, é imprescindível que o mandatário realize regularmente visitas técnicas para detectar eventuais problemas ou sinais de deterioração. Este tipo de abordagem é a melhor forma de conseguir uma programação eficaz de trabalhos futuros. O ideal é montar um “livro de manutenção” para ter uma visão completa e permanente dos trabalhos previstos ou realizados.
Trabalho pesado
Para grandes obras, é melhor evitar enviar orçamentos diretamente à montagem, que corre o risco de escolher sistematicamente o mais barato. Um bom gestor aconselhará chamar um técnico para elaborar especificações preliminares que serão discutidas com o conselho sindical. Uma vez realizado o concurso nesta base, a assembleia poderá escolher com melhor conhecimento dos fatos.
Como são geridas as finanças da co-propriedade?
Tesouraria
Uma boa gestão pressupõe um fluxo de caixa saudável, ou seja, equilibrado. Um fluxo de caixa bem acima das necessidades é muitas vezes um mau sinal. Isso significa que os fornecedores podem ser pagos com atraso, que o orçamento provisório não é suficientemente preciso, que as contas a pagar são muito grandes.
Se esse dinheiro for investido, também pode significar que o fiduciário prefere “trabalhar” os fundos do condomínio em seu benefício enquanto poderia aliviar o ônus financeiro dos coproprietários.
Por outro lado, a insuficiência de caixa sugere alguns problemas a serem examinados de perto: as datas de envio das chamadas de cobrança, as datas de pagamento, o valor das dívidas não pagas, as dívidas da compropriedade que ainda devem ser cobradas, o valor real das despesas incorridas, etc.
Pagamentos atrasados
Em alguns condomínios, os fornecedores e prestadores de serviços costumam ser pagos com atraso.
Consequências: são assim levados a aumentar os seus preços de uma forma ou de outra para compensar esta falta de dinheiro, sendo por vezes difícil realizar trabalhos urgentes ou manutenções de rotina. Esses pagamentos atrasados podem ser devidos à insuficiência de dinheiro. Podem também resultar da política de gestão financeira do administrador. Seja qual for a causa, é melhor evitar essas avarias, que acabam por prejudicar o condomínio.
Apelos à distância
Uma prática comum é esperar até que você tenha recebido todos os pedidos de fundos antes de iniciar o trabalho em questão. Resultados: a obra é adiada, o que pode acarretar certos custos técnicos, os condôminos que pagaram estão insatisfeitos, enquanto os que não pagaram aguardam o início da obra para ser executado. Isso cria um círculo vicioso prejudicial à co-propriedade. Na prática, um administrador eficaz não deve esperar ter todos os recursos para iniciar a obra.
